Zeiterfassung neu entdecken
04. Mai 2012
Es gibt eine Vielzahl von Zeiterfassungs-Tools im Netz, aber kaum eines erfüllt die Bedürfnisse von Freelancern, Beratern, Software Entwicklern und all jenen, die mit eine Großzahl von unterschiedlichen Projekten, Aufgaben und Kunden zu tun haben und das an einem Tag. Die wichtigsten Eigenschaften für ein Zeitaufzeichnung Tool in unseren Augen sind:
- Zeiterfassung in Echtzeit
- Mitprotokollieren von Unterbrechungen und Möglichkeit für Multitasking Zeiterfassung - Ermöglichen von neuen Arbeiten mit nur einem Klick...z.B. wenn ein Telefonanruf eine andere Arbeit unterbricht.
- Leichtes Erstellen von neuen Aufgaben (oder Integration in ein bestehendes System)
- Bereits erstellte Zeitaufzeichnungen bearbeiten: wenn ein User es trotzdem nicht schafft mit seinen Aufgaben bei der Aufzeichnung Schritt zu halten, dann benötigt es einen Weg, um die Arbeiten im nachhinein zu vervollständigen bzw. auch zu erstellen und zu bearbeiten.
- Statistiken und Arbeitsberichte und die Möglichkeit die Aufzeichnungen zu exportieren.
Mit WorkTrail versuchen wir alle diese Dinge zu bieten - und noch einiges mehr...
Zeiterfassung in Echtzeit
Zeichnen Sie ihre Zeit auf genauso einfach wie sie Musik abspielen würden und erfassen Sie dabei auch Ihr Arbeitsumfeld (Büro, Kundenstandort, Telework). https://worktrail.net/time/
Um Ihre Arbeit zu beginnen, klicken sie einfach den Play Button oder öffnen sie einfach die gewünschte Arbeit/Aufgabe. Sie sehen unmittelbar wie viel Zeit sie bereits mit der aktuellen Arbeit verbracht haben (seit dem letzten Arbeitswechsel) und auch wieviel sie mit der gleichen Aufgabe am selben Tag schon zugebracht haben.
Mit Arbeitsunterbrechungen Schritt halten / Ihr Arbeitsstoß
Es gibt viele Möglichkeiten weshalb Sie in Ihrer laufenden Arbeit unterbrochen werden können und so an etwas komplett Anderem arbeiten müssen - z.B. wenn ein Programmierer an einem neuen Feature arbeitet und dabei realisiert, dass zuerst ein Bug in einem abhängigen System behoben werden muss, bevor das Feature umgesetzt werden kann und beim Beheben plötzlich einen Kundenanruf bekommt, welcher wohl das beste Beispiel für eine Arbeitsunterbrechung darstellt. Manchmal weiß man einfach nicht zu welcher Aufgabe oder zu welchem Projekt diese Unterbrechungen gerade zuzuordnen sind und vorallem hat man nicht immer die Zeit sich damit auch noch zu beschäftigen. Dies nennen wir einfach Arbeitsstoß.
Alle Aufgaben an denen Sie gearbeitet haben, bleiben wie beim Surfen in einem Browser offen. Wenn Sie eine neue Aufgabe/Arbeit beginnen, öffnen Sie einfach einen neuen Tab - das ist alles in WorkTrail worüber sie sich Sorgen machen müssen. Sobald sie eine Unterbrechung erst einmal erledigt haben, können sie diese vervollständigen (Beschreibung, Aufgabenzuordnung, etc.) und schließen diesen Tab einfach. WorkTrail wechselt automatisch zu Ihrer zuletzt geöffneten Arbeit/Aufgabe zurück.
Wenn sie einer neuen Aufgabe zuwenden bzw. im UI wechseln, wird ihre aktuelle Arbeit angehalten und die neue Arbeit beginnt zu laufen. Sie können zwischen den Arbeiten hin- und herwechseln, aber wenn sie eine Arbeit länger als eine gewisse Zeit offen halten (derzeit 1 Minute), wird ein neuer Arbeitseintrag für die aktuelle Aufgabe dokumentiert.
Arbeitsverlauf bearbeiten & Zeitübersicht
Manchmal möchten/können Sie keine Zeit damit verschwenden bzw. keine Ablenkung zulassen welche Aufgabe nun gerade bearbeitet wurde oder sie haben gerade nicht die Möglichkeit die Zeit zu erfassen oder sie haben es einfach vergessen. Dieser Umstand macht es extrem wichtig, dass eine einfache und schnelle Möglichkeit geschaffen wird diese vergangenen Arbeiten zu ändern bzw. zu ergänzen.
WorkTrail verwendet hierfür das bekannte Kalender Interface - klicken sie einfach in den Kalender und ziehen sie die neue Arbeit in die gewünschten Zeitraum. Danach können sie über Drag & Drop die gewünschte Aufgabe zuordnen. Farben helfen Ihnen, um Arbeiten mit der Aufgabenliste in Verbindung zu bringen. Dies gibt ihnen einen guten Überblick an welchen Aufgaben sie an einem Tag gearbeitet haben und wie lange. Sie können im Verlauf auch noch fehlende Informationen wie eine Arbeitsbeschreibung hinzufügen oder anpassen.
Berichte & Statistiken (Stundennachweis)
Im Management Interface können Sie Statistiken über all ihre Mitarbeiter und Projekte sehen, sowie die letzten Arbeitseinträge und können sie gleichzeitig als CSV exportieren. Im Moment können sie Statisiken nach Projekten gruppieren, nach Mitarbeitern und Zeiträumen filtern.
Erstellung von Aufgaben leicht gemacht
Die wohl effizienteste und beste Zeiterfassung ist eine, die ein Herunterbrechen auf möglichst kleine Arbeiten erlaubt. Wenn sie also an einem neuen Task arbeiten möchten, der noch nicht existiert, ist es wichtig, dass sie diese leicht erstellen und gleich zuordnen können.
In WorkTrail öffnen Sie einfach einen neuen Tab, arbeiten und machen sich vielleicht Notizen. Wenn Sie erst einmal fertig sind oder auch kurz mal Zeit haben, ordnen Sie der Arbeit eine Aufgabe zu. Wenn diese noch nicht existiert, klicken sie einfach in beim entsprechenden Projekt auf das kleine Plus in der Aufgabenliste (Maus sollte über dem Projekt stehen) und erzeugen diese.
